如何提高工作效率：少發(fā)郵件多辦事兒

你是否曾經(jīng)有過(guò)這樣的感覺(jué)：好像你所有的時(shí)間都浪費(fèi)在檢查郵件上了？這樣說(shuō)有點(diǎn)夸張，郵件不可能占據(jù)你所有的時(shí)間，但是研究顯示，我們每天28%的時(shí)間都被用在檢查郵件上。這意味著，每周13個(gè)小時(shí)，每年650個(gè)小時(shí)的時(shí)間，我們都是在收件箱中度過(guò)的。

我們中絕大部分人的工作，都不是檢查郵件，因此每天不斷的檢查郵件，會(huì)讓我們從主要工作中分心，從而導(dǎo)致工作效率降低。例如你是一位應(yīng)用開(kāi)發(fā)人員，經(jīng)過(guò)一個(gè)上午的調(diào)試之后，你終于找到了應(yīng)用的漏洞。就在此時(shí)，伴隨著郵件客戶端清脆悅耳的聲音，新郵件到了。你打開(kāi)收件箱，用2分鐘瀏覽了這份郵件。當(dāng)你要再去解決先前的問(wèn)題的時(shí)候，你突然發(fā)現(xiàn)自己難以集中注意力，或是徹底忘了那個(gè)漏洞在哪里。遇到這樣的事情，誰(shuí)會(huì)不痛苦呢?

事實(shí)上，在工作的時(shí)候需要不斷的瀏覽和回復(fù)電子郵件，往往搞的我們?cè)诠ぷ鞯臅r(shí)候疲憊不堪。但是其實(shí)我們完全可以不理會(huì)郵件的侵?jǐn)_，讓工作變得更順暢。

電子郵件和工作效率

《紐約時(shí)報(bào)》作者Chuck Klosterman將電子郵件比做僵尸襲擊——你不斷的殺死前來(lái)的僵尸，但是他們卻無(wú)窮無(wú)盡，更多的僵尸繼續(xù)向你涌來(lái)。雖然電子郵件不會(huì)像僵尸一樣吃掉你的腦子，但是它確實(shí)會(huì)讓你感覺(jué)自己無(wú)法完全掌握自己的生活。研究顯示：

員工每3分鐘就會(huì)從當(dāng)前正在做的工作中分心一次，造成員工分心的原因大多是由電子郵件引起的。

當(dāng)收件箱中出現(xiàn)大量新郵件的時(shí)候，我們會(huì)產(chǎn)生失控的感覺(jué)。

很多人不敢使用電子郵件過(guò)濾器或是其他工具幫助我們管理電子郵件，因?yàn)槲覀兒ε洛e(cuò)過(guò)重要的電子郵件，或是怕自己被隔絕在交際圈之外。

電子郵件成為了導(dǎo)致我們?cè)诠ぷ髦胁恍腋：头中牡母础?/p>

來(lái)自芝加哥大學(xué)和微軟的研究者決定找出電子郵件是如何干擾我們的日常工作的，他們監(jiān)測(cè)員工的計(jì)算機(jī)使用情況、工作效率和他們正在處理的任務(wù)。

假如你正在進(jìn)行一項(xiàng)主要的工作任務(wù)，例如撰寫(xiě)工作報(bào)告。就在你進(jìn)行到一半的時(shí)候，突然新郵件提醒響起，你收到了一封新郵件(提醒聲音本身就會(huì)轉(zhuǎn)移員工的注意力，打擾思考進(jìn)度)。相信所有人都曾有過(guò)這樣的經(jīng)歷。

研究人員發(fā)現(xiàn)，每被電子郵件打擾一次，人們就需要花費(fèi)平均9分30秒的時(shí)間，而這僅僅是處理電子郵件的時(shí)間。在處理完郵件之后，員工如果要將注意力轉(zhuǎn)回到此前正在處理的任務(wù)，則需要額外花費(fèi)16分鐘的時(shí)間。這是很長(zhǎng)的一段時(shí)間，如果在處理一項(xiàng)主要任務(wù)時(shí)，先后收到兩封郵件，這意味著我們將損失30分鐘的時(shí)間。要知道，一天的法定工作時(shí)間也僅僅為8小時(shí)，也就是16個(gè)30分鐘。

電子郵件不僅僅會(huì)降低我們?cè)诠ぷ鲿r(shí)的效率，它還會(huì)增加我們的工作壓力，甚至影響工作時(shí)的人際關(guān)系。

研究指出：電子郵件會(huì)降低同事之間的互動(dòng)程度，讓我們無(wú)法獲得真正的人與人之間的互動(dòng)，從而影響人際關(guān)系。

如果不讓員工在工作時(shí)間使用電子郵件，這些問(wèn)題能不能迎刃而解?為了解決這個(gè)疑問(wèn)，研究人員組織了另一次研究。

來(lái)自加利福尼亞州大學(xué)的研究人員跟蹤了13名負(fù)責(zé)處理信息的員工。這項(xiàng)研究會(huì)監(jiān)測(cè)員工的電腦行為和壓力指標(biāo)，并且還會(huì)與員工進(jìn)行面談，向他們提出一系列問(wèn)題。這次研究的目的旨在了解如果員工不能在上班時(shí)間使用電子郵件，他們將如何利用時(shí)間。

研究人員Mark Voida指出：“在不使用電子郵件的情況下，這些員工能夠?qū)⒕ΩL(zhǎng)時(shí)間的放在首要任務(wù)上。他們處理多任務(wù)的時(shí)間更少，壓力也更小。”

我需要特別指出的是，在以上兩次研究中，參與者均為主要工作不是處理電子郵件的員工。而在實(shí)際企業(yè)中，一些員工的主要工作就是處理電子郵件，例如行政人員和客戶服務(wù)人員，因此這兩個(gè)研究的結(jié)果不適用于這些員工。

這兩個(gè)研究的重點(diǎn)是，我們需要在工作中將精力放在那些首要的工作任務(wù)上，而盡量忽略電子郵件等讓我們分心、降低快樂(lè)感并降低工作效率的事情。我們?cè)诠ぷ髦械暮诵氖?，無(wú)論你從事那種工作，都應(yīng)該讓你的首要任務(wù)處理變得順暢。

讓工作變得順暢

我們的工作效率高低與否，大部分取決于正在從事的任務(wù)類型，以及你在進(jìn)行這項(xiàng)任務(wù)的時(shí)候是否有足夠的動(dòng)力。對(duì)我們中的大部分人來(lái)說(shuō)，要想提高完成任務(wù)的動(dòng)力，并且順利完成任務(wù)，我們必須進(jìn)入深度工作狀態(tài)，也就是要讓處理任務(wù)的過(guò)程變得順暢起來(lái)。

Cal Newport是一位著名的作家和博主，他經(jīng)常撰寫(xiě)一些有關(guān)深度工作的文章。他對(duì)深度工作的定義是：

“深度工作是一種非常要求認(rèn)知能力的活動(dòng)，它能夠讓我們獲得有價(jià)值的工作成果，并且不斷提高我們的工作能力。”

Newport認(rèn)為，深度工作的好處包含以下幾點(diǎn)：

不斷提高工作效率和產(chǎn)出質(zhì)量。 增加高質(zhì)量產(chǎn)出的總數(shù)量。 讓員工對(duì)工作獲得更高的滿意度。

當(dāng)處理一件特別困難的事情的時(shí)候，會(huì)有一種腦袋就快要爆炸的感覺(jué)，我們都曾有過(guò)這樣的體會(huì)，在這樣的時(shí)候你會(huì)怎么辦?一直苦思冥想直到找到解決問(wèn)題的方式?你如果選擇這樣做，多半是因?yàn)檫@件工作必須馬上完成，你連喘口氣的時(shí)間都沒(méi)有。當(dāng)你用這種方式終于完成了工作之后，你的狀態(tài)就會(huì)像下圖一樣：

在心理學(xué)上，有一個(gè)概念叫“沉浸體驗(yàn)(flow)”，也有人根據(jù)音譯將其稱為“福樂(lè)”。當(dāng)人們從事一種可控而富有挑戰(zhàn)性的活動(dòng)，而且這種活動(dòng)需要一定技能并受內(nèi)在動(dòng)機(jī)所驅(qū)使，就會(huì)產(chǎn)生“沉浸體驗(yàn)”。我們通常會(huì)在挑戰(zhàn)和自身所擁有的技巧中找到一個(gè)平衡點(diǎn)。當(dāng)挑戰(zhàn)的難度超過(guò)了我們所掌握的知識(shí)和技巧時(shí)，我們就會(huì)產(chǎn)生焦慮感。而當(dāng)難度低于我們的知識(shí)和技巧時(shí)，我們又會(huì)產(chǎn)生無(wú)聊感。當(dāng)我們找到了這個(gè)平衡，進(jìn)入了沉浸體驗(yàn)的時(shí)候，工作就會(huì)變得順暢，效率也自然更高。

心理學(xué)家Martin Selgiman像我們展示了在做任何事情時(shí)都能獲得沉浸體驗(yàn)的方法。一個(gè)雜貨店的售貨員給自己制定了一個(gè)挑戰(zhàn)，那就是讓每一個(gè)前來(lái)購(gòu)物的顧客都能帶著微笑離開(kāi)。當(dāng)然，他的成功率不可能是100%，這是不可能完成的任務(wù)，他的目標(biāo)知識(shí)和每一個(gè)前來(lái)購(gòu)物的人進(jìn)行真正的交流，因?yàn)榕c人交流，讓客戶滿意，是他工作中最主要的一部分。為了達(dá)到這個(gè)目標(biāo)，他開(kāi)始集中精力，讓每一個(gè)客戶感到滿意，從而他也進(jìn)入了沉浸體驗(yàn)。同理，如果我們想要在工作中獲得沉浸體驗(yàn)，也需要將精力用在工作中的首要任務(wù)上。

如果想要在工作中獲得沉浸體驗(yàn)，你可以試試以下三種方法，這樣你就可以在每天的工作中充分利用好所有時(shí)間了：

移除障礙

、想要進(jìn)入沉浸體驗(yàn)并不那么容易，我們身邊充斥著很多阻礙。辦公室中的各種打擾就是其中最主要的表現(xiàn)形式之一。研究指出，一個(gè)員工平均每天會(huì)受到87次干擾，例如來(lái)自同事的打擾、辦公室突發(fā)事件和電子郵件等。我們無(wú)法控制別人，但是可以控制自己檢查郵件的頻率。哈佛大學(xué)商學(xué)院建議，我們應(yīng)該刻意控制自己檢查郵件的次數(shù)，可以給自己定下一條規(guī)定：在完成每天最重要的任務(wù)之前，不可以檢查電子郵件。

而如果檢查和回復(fù)郵件就是你每天最重要的工作任務(wù)，那你就應(yīng)該設(shè)定電子郵件的優(yōu)先級(jí)。將重要的郵件放在專門的一個(gè)文件夾中，按照重要程度來(lái)處理郵件，而不是接收順序，這樣你可以用一天中精力最充沛的時(shí)間來(lái)處理優(yōu)先級(jí)最高的郵件。這一點(diǎn)其實(shí)適用于每一個(gè)人。

設(shè)定詳細(xì)的目標(biāo)

如果你連目標(biāo)都沒(méi)有，又談何效率呢?僅僅設(shè)定一個(gè)目標(biāo)還不夠，你還應(yīng)該設(shè)定一個(gè)詳細(xì)的計(jì)劃，這個(gè)計(jì)劃越詳細(xì)越好，時(shí)刻提醒自己的目標(biāo)是什么，以及要如何實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)。

你要寫(xiě)下目標(biāo)成功的標(biāo)準(zhǔn)，以及目標(biāo)失敗的標(biāo)準(zhǔn)。如果你想要進(jìn)入沉浸體驗(yàn)狀態(tài)，你就必須給自己設(shè)定好標(biāo)準(zhǔn)，然后按著這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)去執(zhí)行。

記錄過(guò)程

進(jìn)入沉浸體驗(yàn)的一個(gè)重要方式，就是不斷激勵(lì)自己，讓自己獲得源源不斷的動(dòng)力。而要想獲得動(dòng)力，你就要知道自己已經(jīng)完成了哪些工作，以及這些工作完成的有多好。很多人都沒(méi)有記錄工作過(guò)程的習(xí)慣，其實(shí)如果每當(dāng)你完成了一項(xiàng)工作，就將其記錄下來(lái)是有很大的好處的。這樣，當(dāng)你在看這些工作記錄的時(shí)候，你就會(huì)感到：“我出色的完成了這么多困難的任務(wù)。”從而你也會(huì)獲得更大的工作動(dòng)力。

其實(shí)一點(diǎn)小小的成功，就能夠?yàn)槲覀儷@得動(dòng)力。你可以在開(kāi)始工作前寫(xiě)一個(gè)待辦事項(xiàng)，沒(méi)完成一個(gè)，就將其劃去，這樣的行為也能夠幫你管理任務(wù)進(jìn)度，并且“積小勝為大勝”。

說(shuō)真的，一項(xiàng)任務(wù)的難度越高，我們完成它時(shí)所獲得的幸福感也就越高。挑戰(zhàn)為我們提供了學(xué)習(xí)新技巧的機(jī)會(huì)，它還能讓我們收獲成功的果實(shí)。

當(dāng)我們進(jìn)入沉浸體驗(yàn)之后，我們就會(huì)覺(jué)得工作的時(shí)間過(guò)的越來(lái)越快。你應(yīng)該不斷的為自己尋求挑戰(zhàn)，專注于自己的首要任務(wù)，不要總是分心去查看電子郵件。

（via tnw 譯/快鯉魚(yú)）