如何用好那70%的時間：來自成功CEO們的建議

編者按：本文來自First Round Review，他們準(zhǔn)備的文章既講故事，還同時向創(chuàng)業(yè)者提供可操作的建議，以助力打造優(yōu)秀的公司。本文作者Bill Trenchard是First Round Capital的合伙人。

科技公司的CEO平均每年工作300天，每天14小時。也就是一年4200小時。這個統(tǒng)計數(shù)字和大多數(shù)的科技公司管理者與創(chuàng)業(yè)公司的員工相比，差別并不大。4200小時聽起來像是很多，但對于他們中的很多人來講，還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠用的。這里頭，有近30%的時間是用在收發(fā)Email上。還有另外三分之一是花在開會上。有研究表明，這部分時間有一半以上都是完全浪費的。

可以研究一下一個典型的CEO的日程表，你會發(fā)現(xiàn)其中70%的時間安排都不是最優(yōu)的，我自己的經(jīng)驗也同樣說明了這點。在加入First Round成為合伙人之前，我在三家公司擔(dān)任聯(lián)合創(chuàng)始人兼CEO，包括LiveOps。現(xiàn)今，我每周與數(shù)十家公司的創(chuàng)始人見面，幫助他們發(fā)展自己的團隊，讓他們自己和員工有更高的生產(chǎn)率。他們自己也明白，每一小時，都該用在推動企業(yè)前進(jìn)，創(chuàng)造良好的產(chǎn)品，談判，聘請最好的員工上頭。只是時間怎么都不夠用。那么，該怎么做才好呢?

今年，我有幾個星期都花在我們的年度CEO峰會上，但也趁這個機會，能遇上幾位老朋友，和他們敘敘舊，他們可都是在管理時間方面的超人。我的目標(biāo)是找出他們?nèi)绾纬浞掷煤妹總€工作小時的技巧和竅門，以及他們所使用的方便的軟件。我把我和他們的經(jīng)驗總結(jié)成下面這八個策略，可以幫助我們不再浪費時間，不再錯過任何機會。

1.說不

當(dāng)你的公司變得很優(yōu)秀了，你就會遇到更多的麻煩。好多人會通過LinkedIn，Email來跟你聯(lián)系，要跟你去喝咖啡，要請你幫忙。這真是折磨人。就像你童年的小伙伴，你只能勉強記得他的名字，他卻要你把Facebook上所有有影響力的朋友都介紹給他。這時你就得說：“No”。

要拒絕別人是很難的。因為你也想回報一些什么，畢竟曾經(jīng)有這么多人幫助過你。但是，在這方面你得有個底線，我也會教你一些比較容易say no的辦法。

嘗試一下這個“No”模板—它是一個罐頭回復(fù)，適用于任何你想say no的普遍情況。我最早是從Mark Suster那里聽到這個做法，他是一個企業(yè)家和投資者，這個辦法替我節(jié)省了無數(shù)的時間，大大減輕了我的焦慮。舉一個例子：

你好Bill，

很高興收到你的消息。希望你一切都好。我很幸運，我的公司正發(fā)展的不錯，但我現(xiàn)在壓力很大，為了我的事業(yè)。我常去一些社交活動，但恐怕最近就不太方便。

你最好的，

Josh

這樣的回復(fù)可以節(jié)省你的時間和精力。讓你不必一再回復(fù)同樣的內(nèi)容。最重要的是，他們不會再聯(lián)系你了。這類處理方式很婉轉(zhuǎn)，也如實說明了情況，但要記得把話說死，別留下機會，讓他們再找上門來。

有了這個批處理模板，你可以跟銷售人員說不。在投資者會議，如果你不想再投錢，你可以說不。投資者會有不少建議。你不必全都執(zhí)行。董事會會有很隨意的請求。你不必同意他們。針對這些情況一一寫下模板，包括在LinkedIn上的回復(fù)信息。包括你久違的朋友來Email要求一個會面的答復(fù)。最終，你肯定會用到它們的。

2.做一個Email忍者

推薦給那些沒用過SaneBox的人，我是它的粉絲，它是這么的簡單。有點像Google Priority Mailbox，很給力，并且在iPhone上工作良好。它建立了一個批量文件夾，能自動歸檔群發(fā)郵件。那些你不需要親自閱讀的郵件，你永遠(yuǎn)不會看到它。它很準(zhǔn)確，能節(jié)省大量的時間。

我所認(rèn)識的大部分CEO，在清空收件箱方面都是高效率的能手。試想一下郵政信件是怎么被處理的。你拿起你的信，看一下，然后把它們放下來，拿起來，放下來，然后是一次一次又一次?這簡直叫人精神錯亂。然而，我們大多數(shù)人正是這么處理Email的。我觀察到的Email忍者會使用三種方法：

全天候。你的郵箱始終是打開的，一有郵件進(jìn)來，你就處理掉。你非常有責(zé)任心，但這樣的話，遇到那些需要深思熟慮的項目，你會很難集中精神。

分批處理。你每天會有兩到四次來查看Email，并馬上把所有事情都處理掉。

助理。你有一個全職的或者虛擬的助理，來幫助檢查你的Email，把真正重要的郵件打上標(biāo)簽，并提醒你那些需要立即處理的事項。當(dāng)然，這樣的話你需要建立一個私人的收件箱，不過這可以讓你的生活整個煥然一新。

如果你沒有一個助理，我會建議你使用方法二：分批處理。它可以讓你在需要的時候，專注于處理Email，同時其他任務(wù)也可以得到應(yīng)有的重視。頻繁的切換工作會讓你什么都干不好的。

另一種方法可以提升你處理電子郵件的技能的是，裝一套插件。像Asana這類的任務(wù)管理器里就有，可以讓你把Email從你的任務(wù)管理器里移進(jìn)移出。這是一個快速的方法可以清空收件箱，郵件留待稍后處理。

經(jīng)驗法則：如果你可以在兩分鐘內(nèi)回復(fù)好或者處理好Email，那你就馬上處理吧。如果處理起來需要超過兩分鐘，就把它移動到你的任務(wù)管理器里，待后續(xù)再處理。你這樣做時，也會在各種任務(wù)和電子郵件間安排好它們的優(yōu)先順序，不用再花時間去收件箱里頭處理。

我聽過一些人說使用Gmail的鍵盤快捷鍵可以節(jié)省掉30%的時間。Gmail還提供了一個設(shè)置，只要你點擊發(fā)送，郵件就會自動歸檔，讓你的收件箱每天都干干凈凈的。

最后，也許也是最有用的就是TextExpander 或其他快捷鍵輸入程序。它只需要輸入一些設(shè)定好的短語，就可以神奇般的填寫好一整封電子郵件。

3.管理好你的精力

以前，平均每人每天會步行12英里。但現(xiàn)在我們更多的是坐著。我們坐的時間也太長了吧。這太糟糕了，Harvard Business Review研究發(fā)現(xiàn)久坐的危害堪比吸煙。如果你在高科技行業(yè)工作，平均每天會有9.3小時是坐著的。這甚至比你睡覺的時間還要長。作為人，我們天生是需要運動的。這對我們的健康是至關(guān)重要的，也是我們保持效率的來源。這里有三個關(guān)于這方面的小竅門：

七分鐘鍛煉法。這已被科學(xué)證明。也是紐約時報提過的。在7分鐘里做好12個動作，事實證明它很有效。

散步式開會。幾乎每個人都有一對一的面談式會議。推薦把這樣的會議改為散步的方式，而不再是固定的坐在一個會議室或咖啡廳里。

站立式辦公桌?，F(xiàn)在很多辦公室都提供了這樣的辦公方式。已經(jīng)被證明站著辦公可以降低心臟疾病和癌癥的風(fēng)險，可以提高情緒和警覺性。如果你真的喜歡日常運動，可以嘗試一下跑步機辦公桌或者自行車辦公桌。

精力的管理不只是身體上的，還應(yīng)該包括要了解自己的心理節(jié)奏。我們都知道睡眠規(guī)律，深知深度睡眠和健康的REM周期的重要性。但是我們常常忽視了每天都會有的人體節(jié)奏。要利用好向上的周期，你得像運動員那樣來安排你的日程表。拿出你全天最靈敏的一到兩個小時，花在對你而言最重要的的三件事上。

這里有一個CEO的日程表：

他們把早上用來做最需要創(chuàng)意的項目討論。研究表明，大多數(shù)人都是在早上最具有創(chuàng)新意識。處理Email然后是站立式的會議，這天最后的工作依舊是處理Email。請注意在這些事項當(dāng)中都有安排休息時間，這樣可以保證在切換到每個任務(wù)時都能達(dá)到最佳狀態(tài)。

當(dāng)你想休息的時候，你需要確實的休息一下。去散步，聽舒緩的音樂，做一些跟工作不相關(guān)的事。跟你的同事閑聊下，也可以發(fā)現(xiàn)一些他們工作之外的事情。

4.打造執(zhí)行手冊

對于任何你重復(fù)過三次以上的工作，請詳細(xì)寫下過程。指定出執(zhí)行手冊，然后交給別人去做，這樣他們可以用完全相同的方式去完成它。要做好這個手冊，千萬不要讓人們再來問下一步是什么或者要找誰負(fù)責(zé)。

這也是Uber迅速擴張的原因。他們已經(jīng)發(fā)展到超過70個城市，并且占領(lǐng)了市場。他們是怎么做到的?一個執(zhí)行手冊。每到一個城市，他們手上會有一個清單，寫滿了必須要做的每一件事情，只有輕微的區(qū)域性調(diào)整。他們已經(jīng)多次練習(xí)，進(jìn)行了測試，最后制定好完整的執(zhí)行手冊。所以，現(xiàn)在他們只需要執(zhí)行就可以了，就像拿鑰匙開門那樣容易。

“ 那些成功人士都善于做記錄。但是創(chuàng)業(yè)公司僅僅這樣做還不夠。 “

我所見過的擴張得最成功的創(chuàng)業(yè)公司，在早期就提出了系統(tǒng)化的共同行動和核心操作，并讓此成為一種習(xí)慣。

5.會議外的收獲

有多少次，你和某人進(jìn)行會議，這個會議對你的公司而言至關(guān)重要，但你卻找不出辦法來增進(jìn)你和這個人的關(guān)系?他可能是你業(yè)務(wù)發(fā)展的合作伙伴，客戶或者任何人。會議內(nèi)容可能不大容易聽懂，當(dāng)你走出會議室，你就把他們說的都忘得差不多了。要給他們留下好印象的機會好像很渺茫。

要打破僵局，您需要了解他們的職業(yè)挑戰(zhàn)。

如果你不知道，就問他們。假設(shè)你在一個B2B的環(huán)境里，什么是你客戶的客戶的要求?對此你能幫他們做點什么?

“我們有多少人能列出我們的客戶那邊，排名前三的職業(yè)挑戰(zhàn)?”

要真正充分利用好會議，必須在私人和工作之間搭一座橋。不必很深入，可以很簡單問一下，最近會不會去哪里度假啊。然后記下他們的回答。在會議之外，創(chuàng)造條件去更深入的認(rèn)識這個人，加深你們的關(guān)系。例如，他喜歡騎自行車，就可以向他推薦一條你知道的很棒的騎車路線。這會產(chǎn)生一個變革性的轉(zhuǎn)變。

6.優(yōu)化內(nèi)部會議

創(chuàng)業(yè)公司往往要進(jìn)行很多的會議。太多了。減少一些。最簡單的辦法就是去掉那些狀態(tài)匯報的會議。你并不需要不斷地與團隊成員開會，只為了聽他們匯報項目的進(jìn)展。讓他們寫下來。把它放在一個Google Doc里，讓每個人每周都去讀一次好了。

永遠(yuǎn)不要在做出決定之前，離開會議。 “

當(dāng)涉及到?jīng)Q策會議，請迅速做出可逆的決定。大多數(shù)決定在創(chuàng)業(yè)公司里都是可逆的，但我們花太多的時間來思考。把人聚到一起，有了正確的數(shù)據(jù)和正確的人，就可以迅速做出決定。

對所有的決策會議都這樣做，除非它是真正的不可逆轉(zhuǎn)的決定。那就花更多的時間，進(jìn)行更多的對話，把你的顧問和董事會都召集起來。不然的話，決定然后執(zhí)行就好了。作為創(chuàng)業(yè)公司，最大的優(yōu)點就是迅速做出改變，因為一共也就這么幾個零部件。

7.助理

技術(shù)的偉大之處在于可以提高我們的效率，但它也有局限性。雇傭一個助手來幫你，無論是辦公室里的或遠(yuǎn)程的，都是值得的。

虛擬助手和服務(wù)，像是TaskRabbit，專注于特定任務(wù)，很強大。但是，他們不能知道你腦袋里的想法，不能替代你做出決定。

所以有可能的話，雇一個全職的助理跟你在一起工作。這對你的幫助會超乎你的想象。除了能夠根據(jù)你的行為模式替你做出一些決定外，他們還可以協(xié)調(diào)很多的事情。如果雇一個全職的助理是不可能的話，就嘗試用個虛擬的吧。有很多便宜的服務(wù)，像是Prialto，他們可以幫你處理一大堆的事物。他們可以幫你訂購和寄送禮品，還有聽寫功能，還能一次性安排好多次會議等等。

聽寫功能，是不應(yīng)該被低估的，因為它能提高效率。我建議你安裝一個叫做Voxie的App。你打開它，只要對著它說，“起草一個給Chris的Email，”然后把內(nèi)容口述出來就好了，“Chris你好，很高興在今天早上跟你碰面了。謝謝你能撥空參加。“你的虛擬助理能輕松地做下錄音記錄，而當(dāng)你打開你的收件箱，草稿已經(jīng)在那里了。你需要做的就僅僅是點擊發(fā)送。

“ 會議的后續(xù)工作會有極大的影響力，但你多久會做一次? “

現(xiàn)在，你可以在會議結(jié)束的幾秒鐘內(nèi)，就起草好后續(xù)的Email了。

8.給你的團隊一根杠桿

我最近跟一個CEO談過，他是我認(rèn)識的最有效率的人，他信仰“走動式管理”，實際內(nèi)容就像聽起來的那樣。他每天就在辦公室里轉(zhuǎn)圈，停下來挨個跟他的團隊成員講話。他問他們：

什么阻礙了你的工作進(jìn)展?

是否有任何瓶頸或障礙?我可以幫你做什么嗎?

需要什么資源或流程，可以讓你的工作進(jìn)展得更快些?

所以我建議你，去問一下這些問題的答案，并幫你的團隊滿足他們的需要。如果你希望他們可以快速的完成工作，你首先得自己先快起來。向他們提供所需要的幫助，他們才能在時間內(nèi)完成工作。響應(yīng)速度是關(guān)鍵。AwayFind是一個批量處理Email，相應(yīng)緊急的要求的工具。當(dāng)有人給你發(fā)送一條高優(yōu)先級的消息，你會得到一個警告，而不必保持收件箱全天候的打開。

很多時候，你會聽到你的員工卡住了。他們會因為部署新功能或與重要人士發(fā)送Email而緊張不已。他們會為了debug一個小錯誤而揮汗如雨，然而卻無視另一個更大的項目已經(jīng)停滯不前了。當(dāng)這樣的事情阻礙了他們前進(jìn)，你能問的最好的問題就是：如果失敗了，成本是多少?如果兩萬人里頭只有兩個人認(rèn)為這個新功能不夠完美，你就不需要花費這么多的時間。助其化解風(fēng)險。你作為一個管理者，要這樣做才能更好的利用時間。

80/20法則適用于任何事情。也就是說要把80%的時間花在真正有效益的事情上面，只有20%花費在瑣事上。不要過分追求完美。很多創(chuàng)業(yè)公司的員工，尤其是工程師，在一開始總是要求完美。但是，這不是你想要的。你想要的是速度。

如果你掌握了這些簡單的竅門，你就可以將那70%的時間最大限度地使用好。你在會議或者Email上會花更少的時間。最重要的是，你有時間去領(lǐng)導(dǎo)你的團隊，去鼓舞人心，去搞定生意和改變世界了。

[本文編譯自：firstround.com]